Breve descripción sobre el contenido del documento. Debe indicar
claramente el tema a tratar (objetivo), así como también, a quien está dirigido
y en qué forma está estructurado. Puede hacer mención a antecedentes, así como
también, reseñar el aporte -valor agregado- o contribución, a que se llegará
con la presentación de dicho documento.
¿Qué es un archivo?
Un archivo es el conjunto de documentos producidos por
personas naturales o jurídicas durante el ejercicio de sus actividades
cotidianas y que son administrados, organizados y conservados para difundir la
información contenida en ellos. También se denomina archivo al espacio físico o
a la institución.
¿Para qué son útiles los archivos?
Los archivos sirven a favor de:
La administración pública, para lograr una mayor eficiencia
y una transparencia de la gestión y como un antecedente y testimonio de sus
funciones.
La ciudadanía, para la defensa de sus derechos, la
fiscalización de los actos públicos y como garantía de la transparencia
administrativa que debe existir en todo Estado de Derecho.
La investigación y la difusión cultural, como un
repositorio de la memoria de la Nación. Todos los documentos producidos por las
instituciones que se vinculan con los ciudadanos forman parte del Patrimonio
Cultural Archivístico de la Nación, que se encuentra protegido por la
legislación archivística vigente. De allí que los archiveros, o quienes sean
responsables de administrar la documentación archivística, están obligados a
conservarlos y protegerlos; a no apropiarse de ellos, entregándolos a quienes
los sucedan en sus funciones y a no eliminarlos sin autorización de la administración
competente: el Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales de sus
respectivas jurisdicciones
Ciclo vital de los documentos
Los documentos pasan por etapas de vida administrativa que a
su vez dan lugar a diferentes niveles de archivo.
PRIMERA ETAPA
Durante esta etapa el documento es de circulación y
tramitación por los canales regulares, en busca de respuesta y solución al
asunto que le ha dado origen y además hay un manejo frecuente de parte del
funcionario responsable de su tramitación. Esta documentación forma parte
del “ARCHIVO DE GESTIÓN” y, en algunos casos, del denominado “ARCHIVO
PERIFÉRICO”.
SEGUNDA ETAPA
Una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado,
el documento que la sustenta ha de seguir siendo guardado. En este período
formará parte del “ARCHIVO CENTRAL”.
TERCERA ETAPA
Finalmente, en esta etapa el documento adquiere un valor
permanente o histórico, restringiéndose su consulta a su carácter cultural e
informativo, principalmente con fines de investigación. Su archivamiento y
conservación será definitivo en el “ARCHIVO HISTÓRICO”.
No hay comentarios:
Publicar un comentario